Blog | Agiles Handeln in der Krise: Strategien und Learnings bei ABZ*AUSTRIA

Kommunikation ist der Schlüssel

Auch bei ABZ*AUSTRIA hat die Corona-Pandemie den Unternehmensalltag auf den Kopf gestellt. Trotz neuer Gegebenheiten hat das Team bewiesen, dass es gerade in Ausnahmesituationen flexibel, zielgerichtet und lösungsorientiert arbeitet. Wie das gelungen ist? Vor allem durch offene und direkte Kommunikation.

Arbeiten im Homeoffice wurde übers Wochenende sichergestellt

Der März hatte es auch für ABZ*AUSTRIA in sich: Zuerst die große Unsicherheit, wie es weitergehen soll, dann die verkündeten Maßnahmen, die schnelles und effizientes Handeln verlangten. Wurden am Freitag die Teilnehmer*innen noch bei ABZ*AUSTRIA begrüßt, mussten übers Wochenende alle Angebote digital umgesetzt und somit auch Homeoffice für alle Mitarbeiter*innen ermöglicht werden. In der Praxis hat das bedeutet: Schulungen, Workshops und die Kommunikation mit Mitarbeiter*innen und Teilnehmer*innen wurden in die Onlinewelt verlegt. Hierbei hat das Team Kreativität bewiesen und, wo es notwendig war, neue Formate entwickelt. Auch Beratungen wurden innerhalb weniger Tage auf telefonisch, per Mail oder per Videotelefonie umgestellt. "Wir haben innerhalb von wenigen Tagen fast allen die Möglichkeit gegeben, von zuhause zu arbeiten, damit die Covid-19 Auflagen erfüllt werden können. Das war eine großartige Leistung", berichtet ABZ*AUSTRIA Geschäftsführerin Manuela Vollmann über die Umstellung.

Effizientes Arbeiten durch passende Infrastruktur

Wer im Homeoffice ist, der braucht natürlich auch die passende Infrastruktur, um effizient arbeiten zu können. Auch hier war schnelles Agieren gefragt. In Windeseile wurde deswegen die Hardware-Serverlandschaft neu und die vorhandene Infrastruktur so aufgesetzt, dass alle Mitarbeiter*innen diese problemlos zuhause nutzen können. Für einen reibungslosen Wechsel in die Remote-Arbeit wurden zudem alle verfügbaren Laptops aus dem Schulungsbereich den Mitarbeiter*innen für das Homeoffice zur Verfügung gestellt. Somit hatten mehr als die Hälfte der Mitarbeiter*innen Laptops für das Arbeiten von zu Hause, um eine weitere Betreuung der Teilnehmer*innen und den Austausch im Team zu garantieren.

Gemeinsam Digitalisierungskompetenzen steigern

Die Ausgangslage war keine einfache. Auf Grund der unklaren Lage zu Beginn und durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fördergeber*innen und dementsprechend verschiedenen Richtlinien, war es zu Beginn fordernd, Maßnahmen zu setzen. Dennoch hat es ABZ*AUSTRIA innerhalb kürzester Zeit geschafft, fast alle Projekte zu digitalisieren, nur in wenigen Projekten war es notwendig vermehrt telefonische und Email Beratung einzusetzen. Besonders viel Wert wurde dabei auf die interne Kommunikation gelegt. Regelmäßiger Austausch, Transparenz und projektübergreifende Zusammenarbeit standen dabei ganz oben auf der Prioritätenliste. Resultat dieser Überlegungen: Prozesse und Strukturen wurden neu definiert und die Meetingstruktur und -kultur neu aufgestellt. Für das Projektmanagement hat die neue Situation bedeutet: Persönliche Telefongespräche, das Ausarbeiten von neuen gemeinschaftlichen Arbeitsformen und die Unterstützung der Mitarbeiter*innen im Bereich Selbstorganisation und Tagesstrukturierung im Homeoffice standen vor allem zu Beginn im Fokus.

Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Was bei ABZ*AUSTRIA immer schon Devise war, hat sich in der Krise umso mehr bewahrheitet. Mehrmals wöchentlich haben sich die Management-Teams ausgetauscht und mindestens einmal in der Woche fanden Gespräche mit allen Projektleitungen statt. Durch die neuen Strukturen und den Einsatz von digitalen Möglichkeiten wie Videokonferenzen ist das Team sich noch einmal nähergekommen und die Hierarchien haben sich weiter verflacht. "Die Zusammenarbeit der verschiedenen Ebenen funktioniert nun anders und hat eine noch höhere Qualität bekommen. Man kann definitiv sagen, dass die Krise uns zusammengeschweißt hat und das gegenseitige Vertrauen höher ist", weiß Daniela Schallert, Co-Geschäftsführerin von ABZ*AUSTRIA. Für die Projektleiter*innen von ABZ*AUSTRIA wurde ein Input und Austausch zu "Führung und Kommunikation in der Covid-Ausnahmesituation" organisiert. Um die Kommunikation so transparent wie möglich zu gestalten, gab es zudem wöchentliche Updates der Geschäftsführung an alle Mitarbeiter*innen sowie Videobotschaften. Damit auch der soziale und menschliche Faktor nicht zu kurz kommt, hat es das Angebot der unternehmensweiten virtuellen gemeinsamen Mittagspause gegeben, um auch Raum für informellen Austausch - wie man ihn im Büroalltag hat - zu ermöglichen. Zusätzlich gab es die Möglichkeit auf dem ABZ*AUSTRIA Padlet unter dem Motto "gemeinsam statt einsam" sich über das Arbeiten zuhause auszutauschen und auch Fotos von Homeoffice-Ausblicken, Arbeitspausen, Haustieren etc. zu posten, um die Kolleg*innen am neuen Alltag teilhaben zu lassen.

Neue Rahmenbedingungen brauchen flexibles Handeln

Trotz der schwierigen Rahmenbedingungen zeigten sich alle Mitarbeiter*innen hochmotiviert und legten eine hohe Leistungsbereitschaft und Flexibilität an den Tag. Die Kurzarbeit hat aber auch vor ABZ*AUSTRIA nicht Halt gemacht. Zu Beginn der Krise mussten 99 der 150 Mitarbeiter*innen in Kurzarbeit geschickt werden. Alle Mitarbeiter*innen zeigten sich in dieser schwierigen Zeit enorm engagiert. Durch den enormen Einsatz aller war es ABZ*AUSTRIA trotz des verkleinerten Teams möglich, die Förderverträge zu erfüllen. "Das hat damit zu tun, dass in unserer Leitlinie das Empowerment immer mitgetragen wird. Das zeigt sich besonders in solchen Krisensituationen - der Spirit 'Gemeinsam schaffen wir das' und die Solidarität waren von Anfang an zu spüren", sind sich Manuela Vollmann und Daniela Schallert einig.